Любой современной офис не может обойтись без различной оргтехники. Ведь каждый день в офисе приходится печатать разнообразные документы, копировать и отправлять по факсу сотни деловых бумаг. От надежности и быстроты работы оборудования, в конечном счете, зависит эффективность деятельности организации. Повседневная работа в офисе практически невозможна без факса, копира, документа-сканера, многофункционального устройства и уничтожителей бумаги. Излишняя экономия на покупке подобной оргтехники может привести к печальным последствиям, когда вышедший из строя копировальный или факсимильный аппарат может на время просто парализовать работу сотрудников целого отдела. Грамотное оснащение офиса оргтехникой является одним из важных условий процветания и успешной деятельности компании. Поэтому выбор офисного оборудования – это очень актуальный вопрос для любого владельца офиса.

Факс
Факс или факсимильный аппарат по-прежнему остается неотъемлемым атрибутом любого офиса, даже несмотря на то, что он постепенно вытесняется другими способами передачи информации, например, той же электронной почтой. Конечно, во многих офисах сегодня стоят многофункциональные устройства (МФУ), которые могут работать одновременно и факсом, и принтером, и сканером. Но такая техника стоит несколько дороже обычного факса, без которого просто невозможно обойтись. Любой современный факс состоит из нескольких устройств – телефонного аппарата, модема, принтера и сканирующего устройства. И наиболее важным из этих совмещенных устройств является принтер. По типу печатающего устройства все модели факсов подразделяются на три отдельных вида:

— Факсы, использующие термопечать
При работе такие факсы используют специальную термобумагу. Метод печати с помощью нагревательных элементов очень прост и обходится дешево. Собственно, невысокая цена факсов, в которых используется термопечать, и является главным их преимуществом. Также для печати Вам потребуется приобрести только рулон термобумаги, никаких дополнительных расходных материалов не требуется. Однако у таких факсов есть существенные недостатки. Термобумага, к сожалению, отличается низкой долговечностью, со временем она выцветает и теряет свою форму. Кроме того, данный вид факсов не может похвастаться высоким качеством и скоростью печати.

— Факсы, использующие струйную печать
В этих факсах используется тот же принцип печати, что и в обычных струйных принтерах. Струйные факсы также обладают сравнительно невысокой ценой. Они обеспечивают приличное качество печати и при этом, что самое главное, печатают на привычной бумаге. Однако такие факсы требуют много расходного материала. Кроме того, иногда при их использовании можно наблюдать на полученном факсе неприятное смазывание изображения. Отпечаток на бумаге при струйной печати требует определенного времени для засыхания.

— Факсы с лазерной печатью
Лазерные факсимильные аппараты стоят дороже двух вышеупомянутых видов факсов, но обладают очень хорошей надежностью, качеством и скоростью печати. Хотя сам аппарат имеет более высокую стоимость чем, например, факс со струйной печатью, сама печать обходится дешевле. То есть средняя себестоимость страницы, напечатанной на лазерном факсе, будет меньше, чем на струйном. Современные факсы с лазерной печатью также оснащаются разнообразными дополнительными функциями, повышающими уровень комфорта от пользования устройством.

После выбора вида факсимильного аппарата, необходимо определиться с прочими особенностями факса. Например, скорость печати, которая наиболее высокая у лазерных факсов. Струйные факсы и модели, работающие на термобумаге, печатают гораздо медленнее. Однако если факсов приходит немного, то возможностей двух последних аппаратов вполне хватит для решения требуемых задач. Некоторые модели факсов могут иметь интерфейс для подключения к компьютеру, что позволяет легко управлять факсовыми функциями с офисного компьютера при помощи специализированного программного обеспечения. Факс с подключением к компьютеру может потребоваться, в частности, для автоматической рассылки большого количества факсимильных сообщений.

При выборе конкретной модели факса стоит также обратить внимание на такие его возможности, как прием/передача цветных изображений и встроенная память для приема/отправки факсов. Если Вы планируете работать с цветными факсами, то стоит выбрать модель, поддерживающую подобную возможность. Встроенная память позволяет аппарату хранить полученные или готовые к отправки факсы, не распечатывая их. Благодаря такой функции Вы можете отложить отправку факса на некоторое время, а затем вернуться к осуществлению операции. Факс может также иметь различные телефонные функции, например, автоответчик, громкую связь или возможность подключения к аппарату беспроводных трубок. Выбор дополнительных функций факсимильного аппарата – это уже дело вкуса.

Уничтожители документов и бумаг (шредеры)
Конфиденциальность информации – одно из важных требований современного бизнеса. Использованный информационный носитель должен быть надежно уничтожен, чтобы коммерческая или юридическая информация не попала в руки конкурентов. Ведь конкуренция на рынке сегодня настолько высока, что компании не остановятся ни перед чем, даже перед копанием в мусорных отходах. Для того, чтобы информация надежно уничтожалась, в офисах используются специальные уничтожители бумаги или шредеры. Все офисные шредеры различаются между собой производительностью, объемами разовой загрузки и корзины. От производительности зависит тот объем документов, который устройство будет способно переработать за раз, а также скорость обработки бумаг. Объем корзины – также очень важный параметр, ведь если объем мал, а бумаги много, то можно просто не успевать регулярно выносить накопившийся мусор. По этим критериям все уничтожители бумаги подразделяются на три основных типа:

— Персональные
Это маломощные, компактные устройства, которые размещаются возле рабочего стола или под ним. Персональные уничтожители бумаг способны разово переработать небольшое количество листов, как правило, до десяти – пятнадцати. При этом некоторые модели персональных шредеров обладают высоким уровнем секретности, то есть способны обеспечить резку листов на самые мелкие фрагменты или полоски. Однако высокий уровень секретности, в свою очередь, предполагает снижение производительности устройства. Это означает, что, например, персональный шредер, режущий листы на маленькие фрагменты размером всего 4х25 мм, будет способен за раз переработать только пять листов. Вам придется сделать выбор между уровнем секретности и производительностью.

— Офисные
Офисные уничтожители бумаги ориентированы на использование не одним человеком, а целым отделом. То есть офисной шредер может обслуживать документооборот рабочей группы. Соответственно, он может похвастаться более высокой производительностью и большим объемом корзины для сбора фрагментов. В этом классе устройств также встречаются модели, в которых ради высокого уровня секретности несколько снижены характеристики производительности. В тоже время мощные офисные машины способны перерабатывать до сорока листов за раз и при этом еще и обеспечивать очень высокий уровень секретности. Но и стоят такие уничтожители бумаги заметно дороже.

— Архивные
Наконец, архивные уничтожители бумаг нацелены на работу с большими объемами документов. Они обеспечивают самую высокую производительность и при этом способны работать с самыми разными носителями информации, в том числе с очень плотной бумагой и даже бумажно-картонной упаковкой. Это дорогостоящее устройство для централизованной обработки деловых бумаг.

Таким образом, если уничтожителем бумаги будет пользоваться один – два человека в офисе, то стоит предпочесть недорогой персональный шредер. Если же необходимо уничтожать большие объемы документов с достаточно высоким уровнем секретности¸ то лучше сделать выбор между офисным и архивным шредером.

Документ-сканер
За последние годы в бизнесе существенно выросла потребность в использовании и развитии систем электронного документооборота. Деловая информация все чаще переводится в электронный вид, что позволяет существенно экономить время и способствует большей эффективности бизнеса. Для этой цели служит офисный документ-сканер, то есть обычный сканер, но предназначенный для достаточно больших объемов сканирования. К сканеру для офиса предъявляются повышенные требования по надежности эксплуатации, скорости работы и удобству. Документ-сканеру совершенно не нужно, за редким исключением, работать с цветными фотографиями, в отличие от домашнего сканера. В основном такое устройство призвано обеспечить качественное и быстрое сканирование документов. При выборе документ-сканера для офиса следует руководствоваться несколькими критериями:

— Производительность

Это, пожалуй, наиболее важный параметр при выборе документ-сканера. Вы должны четко представлять себе, с каким ежедневным объемом документов и деловых бумаг необходимо будет работать сканеру. Производительность аппарата определяет тот объем работ по сканированию, с которым может справиться сканер. Также производительность напрямую связана со скоростью сканирования. Например, высокопроизводительные и скоростные устройства могут обеспечить сканирование 60 – 70 страниц в минуту и более. В среднем же офисе, где сканером будут пользоваться 10 – 15 сотрудников, достаточно приобрести аппарат со скоростью сканирования порядка 25 – 40 страниц в минуту.

— Формат
Следующий значимый критерий при выборе документ-сканера – это способность устройства работать с теми или иными размерами носителей. Встречаются модели документ-сканеров, которые могут работать только с форматом бумаги А4. Другие же способны сканировать оригиналы формата А3 и работать с различными нестандартными размерами носителей информации.

— Толщина носителя

Многие профессиональные модели документ-сканеров могут сканировать не только документы из обычной тонкой бумаги, но и работать с визитными и пластиковыми карточками, водительскими удостоверениями и другими носителями информации. Насколько Вашему офису необходима функция сканирования документов нестандартной толщины – решать Вам.

— Оптическое разрешение сканера

Параметр оптического разрешения сканера, возможно, и не так важен для офисного устройства по сравнению с домашним сканером. Тем не менее, если в офисе планируется достаточно часто сканировать какие-либо изображения или фотографии, то этой характеристикой нельзя пренебречь.

— Дополнительные функции

При выборе документ-сканера также стоит обратить внимание на различные дополнительные функции. В частности, возможность сканирования документов для последующей отправки на печать или по электронной почте. Или, например, возможность автоматического сканирования деловых бумаг сразу с двух сторон. Если же по роду офисной деятельности Вам нужно сканировать переплетенные, объемные документы, журналы, книги или отчеты, то необходимо выбрать модель документ-сканера с планшетной системой сканирования.

Копировальный аппарат

Без копировального аппарата также не может обойтись ни один офис. Сегодня на рынке представлены цифровые копиры, которые отличаются высоким качеством и скоростью копирования. Выбирая копир для своего офиса, необходимо обратить внимание на несколько важных моментов:

— Производительность и скорость работы

Первоначально при выборе копира следует определиться с тем количеством копий в месяц, которые Вы рассчитываете делать с помощью аппарата. Понадобится ли Вам высокопроизводительный копир со скоростью копирования более 40 страниц в минуту или можно обойтись компактным офисным копиром, работающим в скоростном диапазоне 4 – 15 страниц в минуту. Все зависит от Ваших требований к аппарату и приблизительных объемов копирования. Если эти объемы достаточно малы, то можно выбрать более дешевое устройство с не самой высокой скоростью копирования. В тоже время при малых объемах копирования гораздо большую значимость приобретает такой параметр, как время выхода первой страницы, которое может колебаться от пяти до двадцати секунд. Выбирать копир всегда необходимо с учетом нагрузки, на которую рассчитан конкретный аппарат.

— Максимальный формат

Обычно для копирования деловых бумаг в офисе достаточно аппарата, работающего с форматом A4. Однако для копирования некоторых документов, а также отчетов или книг, может потребоваться копир, поддерживающий работу с вдвое большим форматом – А3. Таким образом, при выборе копира следует сразу определиться, какого размера копии Вам будут нужны.

— Возможность сетевого подключения

При использовании в офисе разумно сделать копир сетевым устройством, чтобы было удобнее работать с ним сразу нескольким сотрудникам. Для этого он должен быть оснащен Ethernet-портом.

— Стоимость расходных материалов

Конечно же, одним из наиболее важных критериев выбора копира для офиса является стоимость расходных материалов к нему. Зная стоимость расходных материалов к копиру. Вы можете примерно представлять себе затраты на производство одной копии. В этом плане лучше приобрести аппарат с не самой высокой скоростью печати и производительностью, но при этом отличающийся низкой стоимостью расходных материалов и, соответственно, большей выгодой в эксплуатации. При покупке необходимо сразу выяснить стоимость расходных материалов к различным моделям копиров, чтобы в дальнейшем не ошибиться в своем выборе.

— Дополнительные функции

Хорошо, если копир будет иметь такие полезные дополнительные функции, как сортер (сортировка копий страниц на выходе), автоподатчик бумаги и режим дуплекс (возможность двустороннего копирования).

Ассортимент офисной оргтехники сегодня чрезвычайно широк, поэтому проблем с выбором подходящего оборудования для офиса возникнуть не должно. Даже при скромном бюджете можно подобрать оргтехнику, которая будет соответствовать задачам Вашей компании по ежедневной обработке документов и деловых бумаг. Стоит еще раз напомнить, что покупка качественного офисного оборудования является важным условием для ведения успешного бизнеса.